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5 consejos para organizar Conferencias Online en 2022

Organizar conferencias online

De qué hablamos en este post


Con la creciente tendencia de organizar conferencias online en estos días, muchas corporaciones y organizaciones se han subido al carro para cambiar sus eventos en línea.

¿Qué son las conferencias en línea?

Las conferencias en línea son una excelente manera de hacer llegar su mensaje a un público más amplio. Le permiten hablar con personas de todo el mundo en un ambiente cómodo y ofrecen a los asistentes potenciales la oportunidad de hacer preguntas en vivo.

¿Por qué necesita conferencias en línea?

La programación de conferencias puede ser un proceso complejo y que requiere mucho tiempo. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, se puede hacer mucho más fácil. Las conferencias en línea permiten la colaboración en tiempo real entre los participantes, lo que las convierte en un medio ideal para las reuniones en grupo de estudiantes o seguimiento de clases. Las conferencias en línea también hacen posible la celebración de grandes eventos con una huella más pequeña, lo que reduce los costos y aumenta la eficiencia.

5 elementos esenciales para una conferencia en línea exitosa

Organizar una conferencia virtual sería simple, pero cómo organizar una satisfactoria, especialmente en un entorno en línea, no parece pan comido. Desde la etapa de planificación hasta la ejecución, hay numerosas cosas a considerar.

Hasta ahora hemos reunido algunos factores indispensables que contribuyen a una conferencia en línea fructífera. Leer las siguientes guías puede ayudarlo a darse cuenta de cuáles son los ingredientes esenciales para un evento en línea exitoso.

Tema convincente

En términos generales, una conferencia en línea dura al menos uno o incluso dos días. Imagínese si el tema es tedioso, su audiencia no tendría un lapso de atención prolongado en todo el evento. Por lo tanto, tener un tema y contenido atractivo es de vital importancia.

Para empezar, es fundamental crear una agenda de eventos y una logística bien pensadas. Una conferencia típica incluye ceremonias de apertura, presentaciones, almuerzos y cenas, así como descansos. Para destacar sobre tus rivales, es recomendable agregar más colores a tu conferencia en línea. Durante el evento, por ejemplo, se pueden llevar a cabo debates en grupos pequeños y sesiones de trabajo en red.

Aparte del contenido, al decidir el tema, es igualmente importante tener en cuenta el eslogan. “Crear conexiones con los clientes o estudiantes”, por ejemplo, es un buen eslogan para una conferencia, ya que no solo es pegadizo sino que también utiliza el paralelismo para demostrar el tema de manera precisa y concisa.

Buena visualización

Hablando de formas de entregar sus mensajes, la mayoría de los oradores consideraría hablar con algunos términos técnicos y jergas, así como presentarlos con el lenguaje corporal y los gestos apropiados.

Organizar conferencias online

Sin embargo, ninguno de los métodos mencionados anteriormente es tan efectivo como aprovechar datos, gráficos, animaciones y videos para visualizar sus ideas. En comparación con solo articular sus pensamientos, tener una buena visualización ayuda a profundizar la comprensión del contenido por parte de su audiencia, mejorando así su capacidad de atención y memoria.

Con las conferencias en línea, hoy en día la visualización se puede lograr y utilizar completamente de una manera más fácil, ya que cada participante puede ver claramente y de cerca los elementos visuales en la pantalla en línea.

Compromiso

El compromiso de la audiencia es otro aspecto crucial que de ninguna manera debemos ignorar en una conferencia en línea. En aras de facilitar la participación, las encuestas en vivo y previas al evento pueden integrarse en la conferencia en línea. La votación en vivo no solo puede crear un espacio para la interactividad, sino que la previa al evento también puede aumentar las tasas de asistencia de la audiencia.

Ya que puede hacer que la audiencia sienta que el evento satisface sus necesidades y expectativas, por lo que será más propenso a asistir al evento en línea debido al contenido relevante.

De hecho, podemos pensar en algunas formas creativas de mejorar el compromiso. El sistema de recompensas, por ejemplo, se puede integrar en la conferencia en línea. Los asistentes recibirán algunos puntos por unirse al evento a tiempo y otras actividades como las votaciones. Esos puntos se pueden usar para intercambiar algunos premios, fomentando así la participación de la audiencia.

Trabajo en red

La creación de redes se puede considerar como un medio vital para que los asistentes interactúen entre sí. Durante las conferencias en línea, aunque se cancela la sesión original de almuerzo o cena, aún puede haber un espacio para la discusión. La gamificación, por ejemplo, se puede integrar en el evento online para agregar más colores y una sensación de entretenimiento para la creación de redes.

Para ser más específicos, no es difícil realizar un concurso de fotografía para diferentes temas. Durante la hora del almuerzo, en lugar de tener un descanso para finalizar temporalmente el evento, se puede reemplazar por una sesión de fotos compartidas. Dado que algunas personas pueden cocinar en casa o comer en algunos restaurantes de lujo, pueden tomar una foto de su comida y compartirla con los demás asistentes.

El que puede obtener el mayor aprecio de los demás puede ganar un premio. Al hacer esto, los asistentes pueden interactuar de una manera más relajada y agradable, a diferencia de seguir el enfoque tradicional de intercambiar tarjetas de identificación en línea y tener discusiones con otros miembros de la audiencia en la sala de reuniones.

Proveedor de servicios confiable

Como dice el dicho, “las herramientas afiladas hacen un buen trabajo”. Encontrar un proveedor de servicios de tecnología de eventos en línea de buena reputación es un requisito previo para una conferencia en línea exitosa. Sin tener una empresa de tecnología de eventos que brinde un servicio relevante para los organizadores de eventos, es imposible llevar el evento fuera de línea a en línea.

Entre todas las empresas de tecnología de eventos, algunas pueden proporcionar demostraciones en 3D, transmisión en vivo y funciones interactivas en tiempo real. Por el contrario, los servicios de algunas empresas se limitan a crear únicamente un espacio en línea para realizar una conferencia virtual con menos diversidad en las características del producto.

Hombre asistiendo a una conferencia online

Aparte de eso, una plataforma estable que pueda permitir que miles de asistentes se unan al evento al mismo tiempo también es otro factor que debemos tener en cuenta. Por supuesto, también vale la pena considerar tener una buena reputación como esas plataformas que son muy recomendadas y apreciadas por muchos clientes.

Conclusión

Con todo, se espera que todos podamos ser cautelosos con los detalles que conlleva organizar conferencias online. Siempre que tengamos en cuenta los elementos antes mencionados al realizar un evento en línea, se cree que los organizadores de eventos pueden evitar cometer algunos errores innecesarios y, por lo tanto, organizar una conferencia fabulosa.

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